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打ち合わせ内容の議事録を形に残すメリット2点+1

打ち合わせ内容の議事録を形に残すメリット2点+1

2021.1.20

中小企業さんとのやりとりにおいて、「ようやく」打ち合わせ内容を簡単な議事録に残すようにしました。作業は増えますが、それ以上のメリットがあったと感じていますので、メモしておきます。

議事録は書くべき

打ち合わせ内容の議事録は必ず残しましょう。といっても、一言一句で残す必要はありません。箇条書きで打ち合わせのポイントを書いて、双方がわかれば十分です。

議事録には、思わぬ効果がありました。

自分の頭に記憶することがなくなった

正直、この情報過多な時代に物事を頭で覚えておくのは無理だし、無駄です。
さらに、年齢的にも覚えておくのは無理がありますw
その時の情報を書き出して、頭は、本当に必要な考える事に使いましょう。

議事録は、言った言わないを防ぐ、自分を守る

打ち合わせ直後に議事録を箇条書きで記載し、その内容を相手にメールする。
そうする事で内容の確認にもなるし、後日言った、言わないの証拠にもなります。

中小企業さんで、IT系のような情報処理に長けた人以外は、いいかげんな人ばかりでした。(少なくとも私の周りには)

なので、そういった人達から自分を守る事が必要です。今はこういう時代になってしまったんですね…w

議事録以外にも証拠を残す

例えば電話越しに「○○はOK」とか「○○は□□でお願い」と言われた時、電話を切った後すぐにその情報をメールなど相手に残る方法で伝えましょう。中小企業さんは、いい加減な(略)

以下のような簡単な内容で十分だと思います。

○○御中 □□様

○○です。
先程はお電話ありがとうございました。
お電話にあった○○について、□□という事でしたので、そちらで作業進めさせていただきます。
よろしくお願いいたします。

さいごに

東京などの大手さんは上記のような事は普通かもしれませんが、田舎はまだまだこういうった事ができていません。

東京的な働き方が田舎にやってくるのも時間の問題だと思っていますので、今のうちに習慣化したいと思います。