自分が注意しているビジネスメールの書き方の工夫5つ

仕事
スポンサーリンク

自分が普段メールを書きながら気をつけている工夫をメモ。もっといい方法などあったら教えてくださいw

できるだけ箇条書きにし、要点だけを書く

伝えたい内容を長文で書いてくる人がいます。状況や事情を説明したいので気持ちは分かりますが、分かりづらさを感じます。

物事の本質だけを伝えればいいし、その理由も伝えたい場合は、要点と分けて補足的に書くといいんじゃないかと思います。

そのため、できるだけ箇条書きで書くと良いと思います。

●箇条書き箇条書き箇条書き箇条書き
●箇条書き箇条書き箇条書き箇条書き
●箇条書き箇条書き箇条書き箇条書き

補足事項がある場合

●箇条書き箇条書き箇条書き箇条書き※1
●箇条書き箇条書き箇条書き箇条書き
●箇条書き箇条書き箇条書き箇条書き
※1 文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章

テキストならではの表現を使い、話題の区切りを上手く表現する

プレーンテキストは色や大きさによる表現ができません。でも工夫次第で話題の区切りを表現することは可能です。以下のような表現方法を上手く取り入れてメールを表現してみてはいかがでしょうか?

罫線
==============================================

----------------------------------------------

箇条書きリスト
●○■□※・ 等

見出し(かっこ)
【】「」『』

表現方法は他にもたくさんあると思いますが、「素早く入力できる」ことを基準にするといいと思います。

余白も区切り分けを伝える要素

余白も区切り分けを伝えるための大切な要素です。

  • 項目毎に1行余白を空ける
  • 話題の区切りでは2行余白を空ける

など、相手に話題の区切りを認識させることができます。ただし、罫線と比べると区切りとしての認識は弱いので、適宜使い分けるとよいでしょう。

文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章

文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章

説明画像にはファイル名をつける

テキストメールは、説明文の最適な箇所に見てほしい添付ファイルを配置することができません。

そのため、文章と合わせて見て欲しい添付ファイル(画像や資料)がある場合は、その文章の直後に該当ファイルを記載すると分かりやすいと思います。

文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章文章です。(参照:hoge.doc)

省略語は控えめに

業界や、相手との信頼関係にもよりますが、省略語は誤解を招くきっかけになりやすいです。

そのため、省略することで誤解を招きそうな内容は、できるだけ正式名称で書くとわかりやすいと思います。

おわりに

上記で記載した内容は、ブロガーさん、プログラマーさん、htmlコーダーさん等が日常的にやっていることなんですよね。

その情報をhtmlタグで置き換えたらどうするかという感覚がわかりやすいのではないでしょうか?

情報を整頓しつつ伝えればわかりやすくなるし、結局電話でも伝えなければいけなくなるといった手間が減るかもしれませんよ。